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Assistant(e) de direction

Domaine(s) fonctionnel(s) : Numérique et systèmes d’information et de communication

Localisation : Paris (75013), France
101 rue de Tolbiac 75013 Paris

· Informations générales

  • Domaine: Direction et pilotage des politiques publiques
  • Organisme de rattachement Ministère de l’Intérieur
  • Employeur Agence du numérique de la sécurité civile
  • Localisation Paris (75), France
  • Versant Fonction publique de l’Etat
  • Catégorie Catégorie B (cadre)
  • Date de publication 19/07/2022
  • Management Non
  • Télétravail Oui
  • Expérience souhaitée Expert

Descriptif du poste

Mission du poste :

Garant de la bonne conception et réalisation des applications produites par l’ANSC, il collabore, sous l’autorité du chef du pôle technique – DSI de l’ANSC, avec le responsable de la production dans un cycle d’amélioration

Afin de permettre un fonctionnement organisé et efficient de l’Agence du numérique de la
sécurité civile, établissement public administratif sous tutelle du ministère de l’Intérieur,
l’assistante de direction / l’assistant de direction assure des fonctions polyvalentes d’assistance
de direction et administrative au sein de la structure. Elle est principalement chargée/chargé
d’assister l’équipe de direction de l’agence, dans l’organisation quotidienne du travail et
contribuer au bon déroulement des activités.
Placée/placé sous l’autorité de la direction de l’établissement (directeur, directeur adjoint de
l’agence et secrétaire général), elle/il assure les activités principales suivantes:

Vos activités principales :

  • Assurer l’accueil physique, téléphonique et par courriel de l’agence, dans un contexte où les
    cadres s’organisent pour recevoir prioritairement les échanges avec leur écosystème
    professionnel ;
  • Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ;
  • Assurer la gestion du courrier de l’agence et l’enregistrement des documents dématérialisés
    significatifs. Classer et archiver les dossiers et courriers ;
  • Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions
    du directeur et du directeur adjoint ;
  • Procéder à l’organisation administrative et logistique des déplacements de la direction en
    collaboration avec le pôle administratif ;
  • Prendre en charge la gestion et le suivi des aspects logistiques et matériels du service (achats
    courants, …) en collaboration avec le pôle administratif ;
  • En lien avec le secrétaire général et le pôle administratif, organiser les principales instances
    de gouvernance de l’agence comme le CODIR, le Conseil d’Administration dont l’envoi des
    convocations et la constitution du dossier dématérialisé, ou les élections ;
  • Mettre en forme et valoriser des supports écrits ;
  • Respecter les règles de confidentialité selon la nature des documents et données traités ;
  • Appuyer le directeur et le directeur adjoint afin d’assurer le bon fonctionnement de l’agence,
    notamment avec les activités administratives et de support.
    Le poste correspond à un emploi d’assistant(e) de direction expérimenté(e) et requiert une
    certaine flexibilité et adaptabilité afin d’assurer le support administratif complet des activités,
    tout en sachant mobiliser les ressources nécessaires, au sein de l’agence, du Ministère de
    tutelle ou du réseau de partenaires.
    Le profil recherché est celui d’un(e) assistant(e) polyvalente démontrant une aisance
    relationnelle et un fort esprit d’équipe, ainsi qu’une grande rigueur dans le suivi des dossiers et
    la gestion des priorités.
    Ce poste permet de mettre en œuvre des compétences variées dans le contexte d’un
    établissement public relativement jeune (près de 4 années d’existence) et de bénéficier d’une
    implication importante dans la gestion de l’agence à proximité d’interlocuteurs de haut niveau
    et au cœur d’un réseau national.

Descriptif de l’employeur

L’Agence du numérique de la sécurité civile est un établissement public à caractère administratif placé sous la tutelle du ministre de l’intérieur. Elle remplit cinq missions essentielles :

– concevoir, développer, déployer et maintenir les systèmes nécessaires au traitement des alertes issues des numéros d’appel, aux communications entre la population et les services de secours et à la gestion des opérations de secours et des crises ;

– héberger, collecter et distribuer les données liées au fonctionnement des systèmes d’information des services d’incendie et de secours et de la sécurité civile ;

– proposer, étudier, développer et mettre en œuvre les évolutions à apporter à ces systèmes ;

– contribuer au développement de l’interopérabilité entre les différents systèmes de traitement des appels d’urgence

– organiser les actions de formation, d’assistance et de conseil aux services d’incendie et de secours et à ceux de la sécurité civile qui utilisent les systèmes et applications développés par l’agence.

Les équipes de l’ANSC comprennent une task force interne d’une vingtaine d’agents, fonctionnaires ou pompiers mis à disposition de l’ANSC, et la collaboration de nombreux partenaires ou prestataires. Le développement des produits de l’agence est organisé selon les méthodes Agiles autour de plusieurs équipes projets.

Profil recherché

Avoir des compétences en techniques de secrétariat / niveau expert
Avoir des compétences en classement et archivage / niveau expert
Avoir des compétences en informatique – bureautique / niveau maîtrise
Avoir des compétences budgétaires et comptables / niveau pratique
Savoir s’organiser / niveau expert
Savoir rédiger / niveau maîtrise
Mettre en forme un document / niveau maîtrise
Savoir organiser une réunion / niveau maîtrise
Sens des relations humaines / niveau maîtrise
Savoir communiquer / niveau maîtrise
Faire preuve de discrétion / niveau maîtrise

Niveau d’études minimum requis

  • Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Nature de l’emploi

  • Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Fondement juridique du recrutement

Les application et services délivrés par l’agence nécessitant un support 24/24 7/7, le responsable de l’ingénierie participera, au même titre que l’ensemble du personnel du pôle technique, à un service d’astreinte.

Des déplacements sont à prévoir auprès des utilisateurs des solutions de l’agence et des fournisseurs. Les missions demandent par ailleurs une présence sur le plateau projet, une grande disponibilité est nécessaire, notamment pour intervenir en cas d’incidents majeurs liés aux services.

Statut du poste

  • Vacant à partir du 01/09/2022

Contact(s)

  • michel.monneret@interieur.gouv.fr

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